Vilkår

Disse vilkår er gældende fra august 2023

Almindelige betingelser

Alle aftaler mellem Captivate (herefter “CI”) og kunder er underlagt følgende vilkår & Betingelser, medmindre afvigelse er aftalt, underskrevet eller godkendt af begge parter. En afvigelse fra vilkårene er og kan derfor ikke betragtes som inkluderet eller aftalt, medmindre en skriftlig aftale (f.eks. Tilbud eller e-mail) er til stede.

1.1 Validering af tilbud og aftale

Alle tilbud afgivet af CI er gyldige i 14 dage efter tilbudsdatoen. Hvis tilbuddet ikke accepteres Inden for den gyldige periode kan pris, vilkår og betingelser variere. Hvis CI og kunden begge godkender tilbuddet Efter den gyldige periode skriftligt vil indholdet af citatet stadig være gyldigt.

1.2 Serviceydelser

For alle tjenester følger streaming Live og On Demand via Captivate Event hosting, visningstimer osv. abonnementsgrundlaget. For al produktion – design- eller koordineringstjenester, som ikke omfatter streaming, men leje af udstyr, personale mv. – er kun det tilbudte inkluderet. Det kan derfor aldrig forventes, at diverse “andet udstyr”, ekstra timer eller andet er inkluderet eller “tænkes at være”, medmindre det er aftalt på skrift mellem parterne i projektledelsen eller dialogen på bekræftelse af tilbuddet.

Efter godkendelse af et tilbud vil CI igangsætte koordinering af begivenheder, produktionsprocedure (tider og nøjagtigt indhold til levering, adgang til mødested, platformdesign osv.) osv. med kunden.

Infrastruktur for tjenesteydelser skal aftales fra tid til anden. Dette inkluderer internet, borde, adgang til mødested osv. – og er ikke medtaget fra CI, medmindre det er skriftligt aftalt.

1.3 Godkendelse og bekræftelse

Alle tilbud, bekræftelser, fakturaer og påmindelser sendes via online eller e-mail – hvilket også inkluderer levering til modtager. Efter bekræftelse af et tilbud – skriftligt eller mundtligt – vil en ordrebekræftelse blive sendt fra CI.

Hvis ordrebekræftelsen afviger fra kundens krav eller aftalte indhold, skal kunden underrette CI inden for 5 dage (kalenderdage) – ellers betragtes bekræftelsen som accepteret og bindende for parterne.

1.4 Priser

Alle priser fra CI er bindende efter afsendelse af ordrebekræftelse. Alle priser er ekskl. moms, faktureret i valuta- og momsaftale, som er gældende i ordrebekræftelsen. Alle fakturaer uden for Danmark kan faktureres ekskl. moms. I sådanne tilfælde er alle fakturaer underlagt omvendt moms.

1.5 Aftalens varighed

Enhver aftale mellem parterne er gyldig i den minimumsperiode, der er nævnt i et tilbud, ordre bekræftelse eller skriftlig forsendelse via e-mail.

Ordrebekræftelser og accept af et tilbud er den juridiske forståelse af aftalen mellem Parter. Tilføjelser efter aftale kan tilføjes ved “Addendum” eller ved simpel accept af tilbud.

Aftalen er bindende i hele kontraktperioden, jf. accept af tilbud eller ordrebekræftelse.

Aftalen kan ikke opsiges på andre vilkår end misligholdelse eller likvidation – og omfatter som minimum tjenester og kontraktvilkår nævnt i aftalen.

Hvis kunden misligholder eller ønsker at annullere aftalen før tid, er aftalens samlede værdi stående til øjeblikkelig betaling – og tilsidesætter enhver normal betalingsbetingelse.

Aftalen er til enhver tid underlagt SLA for CI. 1.6 lokationer for events

Enhver aftale og accept af tilbud er givet på de lokationer, der er aftalt mellem parterne i denne aftale, og kan derfor også omfatte transport- og hoteludgifter, der kan være relateret til events på disse steder – hvor dette tydeligt skal fremgå af ordre eller aftale. Hvis ikke er CI berettiget til evt. Fakturering af dette.

Eventuel transport og overnatning faktureres altid efterfølgende med faktiske kørselsomkostninger (DKK 5/km) og andre forbundne omkostninger. Hvis transport og indkvartering ikke er inkluderet i tilbuddet, vil dette stadig kunne gælde ud fra nødvendighed for enhver ordre / endelig faktura.

Opsætning kræver adgang til faciliteter, i henhold til aftalen og den enkelte sag.

Alle lokationer i enhver aftale skal testes, inspiceres og laves Proof of Concept mindst 1 uge før et events afholdelse hvis det er muligt – medmindre andet er aftalt – for at sikre CI levering i overensstemmelse med SLA.

For alle “Dial-in” præsentationer foregår produktionen fra CI’s kontor. 2.1 Kontakter mv.

Begge parter leverer primære kontakter til opretholdelse af kommunikation og løbende dialog om samarbejde.

Hvis en primær kontaktperson stopper, er det ikke i sig selv tilstrækkelig grund til at opsige samarbejdet. I en sådan situation, erbegge parter er forpligtet til at indsætte nye kontakter om samarbejdet inden for en rimelig frist og mindst 14 dage før næste begivenhed.

CI vil så vidt muligt sørge for, at det er de samme mennesker, der producerer og er projektledere, samt varetage den daglige kontakt med kunden – dog kan der forekomme afvigelser.

2.2 Fortrolighed
Hele aftalens indhold samt eventuel dialog mellem parterne betragtes som fortroligt.

Fortrolighed skal i sagens natur afviges i det omfang, lovgivningen forpligter en af parterne til at videregive oplysninger til tredjeparter.

CI’s medarbejdere skal også betragtes som insidere i kundens virksomhed, hvorfor medarbejdere i CI er at betragte som insidere og skal generelt overholde selskabernes regler for insiderens råderum.

Det er et krav fra begge parter, at parterne og deres medarbejdere iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, der måtte komme til kendskab til samarbejdet – herunder teknologi, indhold af præsentationer og anden viden relateret til udførelsen af samarbejdet.

Parternes medarbejdere er underlagt samme tavshedspligt om alle forhold, som Medarbejderne kan stifte bekendtskab med det under samarbejdet – og det ophører ikke ved udtræden af parternes selskaber.

Det er parternes ansvar at forpligte deres medarbejdere til at overholde tavshedspligt. 3.1 Ophavsrettigheder mv.

Kunden har altid ret til indholdet af video / lydfiler og præsentationer. Kunden er dog ikke berettiget til at modtage en fungerende web præsentation såsom Offline On Demand.

Hvis kunden på noget tidspunkt ønsker at modtage videoer, filer og designoplysninger, har kunden ret til dette. I en sådan situation er CI forpligtet til at udlevere materialet, men samtidig berettiget til at fakturere på på timebasis, jf. gældende timesatser på det pågældende tidspunkt.

CIhar altid rettigheder til design, afspillere, portalløsninger, event teknologi, CSS-skabeloner, unikke designintegrationer mv., der kan være udviklet for at fuldføre denne aftale. De grundlæggende oplysninger, der understøtter et design (klientlogo osv.) mv tilhører kunden, men ikke den faktiske web løsning, kode osv.

4.1 Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser er 8 dage netto kontant, medmindre andet er aftalt.

Ved aftalegodkendelse faktureres 50% af produktionsomkostningerne til dækning af al koordinering af vores CSM, Design og/eller produktionsteams mv.

Ved overskridelse af de gældende betalingsbetingelser vil du blive opkrævet et gebyr på DKK 410 plus renter (i overensstemmelse med offentlig rente) pr. løbende måned.

4.2 Fakturaer
Faktura vil blive sendt som e-mail med alle relevante oplysninger om ordren.

Faktura vil blive sendt jf aftalen og endelig opgørelse efter hvert event, inklusiv de ydelser, der gælder for det enkelte arrangement, medmindre andet er aftalt.

For løbende tjenester – såsom platform / portal – sendes faktura altid for periode forud. 4.3 Afbestilling mv.

I tilfælde af aflysning eller udsættelse af et arrangement gælder følgende ved godkendelse af produktionsordre:

– Ved 15-11 arbejdsdage før begivenhedsdato opkræves 50% af produktionsomkostningerne.
– 10 – 6 arbejdsdage før begivenhedsdato opkræves 75% af produktionsomkostningerne.
– Ved 5 arbejdsdage eller mindre før begivenhedsdato opkræves 100% af produktionsomkostningerne. I tilfælde af aflysning eller udsættelse vil 100% af begivenhedsrelaterede omkostninger blive opkrævet.

Omkostninger omfatter, men er ikke begrænset til: rejseomkostninger, indkvartering og tredjepartsudgifter (f.eks. Eksterne leje af tolkekabiner, tolke mv.).

5.1 Tredjepart

CI kan ikke overdrage kontrakten til tredjemand uden kundens skriftlige samtykke, medmindre dette sker som led i et salg af virksomheden eller aktivitetsområdet.

6.1 Misligholdelse

I tilfælde af væsentlig misligholdelse af aftalen fra parternes side er skadelidte berettiget til at opsige aftale med 30 dages varsel – og skal indgives senest 5 hverdage efter seneste Overtrædelse.

Parterne skal dog forsøge at genoprette det misligholdte forhold. Parterne er påkrævet jf. 6.2.
For enkelte tilfælde, eller fejl, der varierer fra tid til anden, betragtes som disse som forskellige tilfælde.

Gentagne fejl af samme grund betragtes som væsentlige overtrædelser – men er ikke nødvendigvis grundlag for ophør af samarbejdet.

6.2 Reklamationer

Såfremt kunden måtte have den opfattelse, at en levering er enten helt eller delvist utilfredsstillende, skal CI underrettes senest 3 arbejdsdage efter arrangementets afslutning – eller 3 arbejdsdage efter en begivenhed, der anses for utilfredsstillende. CIvil herefter gå ind i sagen og inden for 3 arbejdsdage vende tilbage med svar – og hvor det er muligt, igangsætte korrektion.

Hvis CI bliver opmærksom på forhold, der forhindrer CI i at levere fuldt ud og tilfredsstillende, og kunden eller kundens underleverandør er ansvarlig for forholdet, er CI forpligtet til at underrette kunden inden for 3 arbejdsdage efter at være blevet opmærksom på problemet, og kunden er forpligtet til at gribe ind og vende tilbage med en plan for løsning inden for 3 hverdage.

6.3 Force majeure, 3-part m.m.

Begivenheder som følge af force majeure eller 3-parts fejl kan ikke betragtes som fejl af CI – herunder hændelser i afbrydelser i infrastrukturen på lokationer, fejl fra tolk eller lignende. Denne omfatter også, men er ikke begrænset til: i tilfælde af krig, pandemier, naturkatastrofer osv.

7.1 Begrænsning af ansvar og kompensation

Kundens ret til erstatning for forsinket eller mangelfuld levering kan under ingen omstændigheder overstiger 25% af den aftalte pris.

Alle andre skader følger den aktuelle SLA.

CI er ikke ansvarlig og kan ikke gøres ansvarlig for direkte eller indirekte tab af nogen art såsom drift tab, tab af fortjeneste, tabt arbejdsfortjeneste eller ethvert andet lignende økonomisk tab af indkomst.

CI kan ikke gøres ansvarlig for skader eller mangler, der skyldes kundens skødesløse, ukorrekte eller uhensigtsmæssig brug eller behandling af leverancen.

Begge parter skal sikre, at der ikke sker brud på nogen ophavsret og rettigheder, hvilket sikres på materiale og lignende.

Hvis en af parterne er eller bliver opmærksom på en sådan krænkelse, er parterne forpligtet til at tage øjeblikkelig handling og rette forholdet.

Den krænkende part er ansvarlig for dette; CI kan dog ikke gøres ansvarlig for krænkelse, hvis CI har brugt eller er blevet bedt om at bruge materiale af kunden.

CI kan ikke drages til ansvar over for tredjemand.

7. 2 Gældende lov og jurisdiktion

Disse vilkår er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med lovgivningen i Danmark.

Eventuelle tvister mellem parterne, der opstår som følge af eller i forbindelse med vilkårene og aftalerne reguleres af vilkårene i overensstemmelse med lovgivningen i Danmark med undtagelse af:

internationalt lovvalg og værnetingsbestemmelser.

De statslige og føderale domstole i København har enekompetence til at afgøre enhver tvist eller krav, der opstår som følge af eller i forbindelse med disse vilkår.

 

Captivate ApS
Kongstedvej 1
4200 Slagelse
Danmark
CVR-nr. 43767879