Supplier Information & Code of Conduct

Overview and purpose

Følgende har til formål at præcisere de vilkår der er for samarbejde mellem parterne.

Samarbejdet består af de services, priser og vilkår mv som konsulenten leverer til Captivate. Samtidig definerer aftalen de vilkår som Konsulenten i samarbejdet skal opretholde i sin virksomhed samt påopgaver og leverancer booket af Captivate.

‍

REFERRAL PROGRAM

Captivate tilbyder et attraktivt referralprogram!

Konsulentens henvisninger af potentiellekunder, opgaver eller på anden vis deltagelse i et af konsulenten leveret job -giver et kick back af endelig ordre.

Kick-back gives af ordrer fra en kunde derkommer gennem konsulenten.

·       15% af dækningsbidraget på en ordre med produktions services.

·       15% af værdien på en ordre med platform på op til 12 måneders aftale.

‍

Alle referrals opgøres kvartalsvis bagud til fakturering fra konsulenten.

Skulle kunden efterfølgende række direkte ud til Captivate og lægge yderligere ordrer, er konsulenten ikke berettiget til kick-back for sådanne cases.

Hvis konsulenten i stedet vælger at indgå en partneraftale med anden rabat tilgang med Captivate – hvor konsulenten har alt relation til kunden, tages en sådan dialog separat.

Det er vigtigt at pointere at konsulenten ikke overdrager ejerskabet over kunden, medmindre konsulenten skriftligt noterer dette overfor Captivate – ellers vil kunden til hver en tid tilhøre konsulenten.

BOOKING, PRISER OG FAKTURERING

Alle priser mellem parterne er ekskl. moms, og følger de aftalte priser ved gennemførelsen af ”leverandør oprettelse”.

Bekræftelse vedr. disse forhold er som følger:

·       X kr timepris

·       X kr dagspris

·       X kr udstyr

‍

Booking

Ordrer fra Captivate til konsulenten vil foregå som følger.

Konsulenten skal skriftligt bekræfte ordren inden for 48 timer, ellers vil Captivate ikke anse ordren for værende gældende– og konsulenten kan ikke kræve betaling. Ordrebekræftelse sendes til den hos Captivate der har foretaget bookingen.

Konsulenten vil blive booket til hvert projekt, hvor jobbet skal angive følgende:

1.      Ordrenummer/ job id (PO)

2.      Event eller ordrenavn

3.      Dato(er)

4.      Mødested (fra hvilken en timesats starter)

5.      Estimeret tidsramme

6.      Forventede tjenester

‍

Afbestilling af booking

Hvis Captivate afbestiller en booking følger de nedenstående satser for afbestillinger:

·       72 timer eller mere, før planlagt ankomst, vil konsulenten ikke blive kompenseret med den aftalte betaling.

·       72- 48 timer før planlagt ankomst, vil konsulenten blive kompenseret med 50% af den aftalte betaling.

·       48 timer eller mindre før planlagt ankomst, vil konsulenten blive kompenseret med 75% af den aftalte betaling.

Hvis konsulenten afbestiller (medmindre afbestillingen skyldes en akut sygdom) en booking mindre end 72 timer før planlagt ankomst, er Captivate berettiget til at fakturere konsulenten 50% af den aftalte betaling, som kompensation for at skulle akut ud og finde alternative løsninger med potentiel forhøjet kost som følge.

‍

Fakturering

Alle fakturaer skal sendes som PDF til: invoice@captivateint.com

Al dialog (forespørgsler, kontoudtog mv) vedr. fakturaer skal ske via: finance@captivateint.com

Efter hver fuldført ordre skal konsulenten sende én faktura per job til Captivate.

Faktura skal indeholde (en faktura per job)

1.      Ordrenummer, som blev angivet af Captivate ved bestilling (hvis angivet)

2.      Din kontaktperson hos Captivate (navn)

3.      Faktiske timer brugt med start- og sluttidspunkt samt dato.

4.      Leverede tjeneste(r), kvantificeret og prissat i henhold til aftalen.

Fakturaer, der mangler nogen af de førnævnte oplysninger eller ikke sendes jf. denne aftale, accepteres ikke og vil blive afvist, hvilket medfører forsinket betaling.

‍

FORHOLD PÅ PRODUKTIONER

Captivate afregner kun direkte omkostningerfor parkering, befordring, bro, hotel, fly mv. hvis det er aftalt på forhånd.

Arbejdstid tæller fra ankomst på det aftalte sted indtil afslutningen på stedet.

Tidspunktet for pauser besluttes af Captivate Tech Lead eller kunden, for at sikre, at det ikke forstyrrer med tidsplanen.

Mad mv. på opgaver over 5 timer inkluderes fra Captivate. Captivate vil forestå standard mad, med udgangspunkt i hvad der er til rådighed på et job / venue – og kan derfor ikke lægges til last, hvis konsulenten ikke ønsker at deltage.

Captivate vil ikke afholde omkostning til konsulentens eget valg om anden mad, parkering, transport og logi mv udenfor anvist og foreslået mulighed.

‍

Påklædning og attitude

Hvis der ikke er blevet beskrevet andet i bookingen, kræver vi, at du bærer mørke (helst sorte) bukser og skjorte (poloer acceptabelt). Vi matcher altid vores kunders forventninger og krav – hvorfor det forventes, at konsulenten følger disse retningslinjer.

Captivate vil forsyne konsulenten med Captivate brand tøj, når det er muligt – hvorefter det forventes at man løbende anvender dette. Captivate brand tøj kan være; T-Shirt, Polo, Skjorte,Sweatshirt, bukser samt jakke.

Derudover er følgende anvisninger – medmindre andet information sker før eventet:

·       Ingen hovedbeklædning

·       Ingen ansigts-/hovedtatoveringer

·       Ingen oversize eller alt for løse bukser

·       Kun lange bukser medmindre andet på forhånd er defineret.

·       Ingen huller, revner eller arbejdsbukser

·       Ingen synlige konkurrentlogoer

·       Ingen "ADIDAS" på tværs af brystet

·       Ingen kæder

Ankom ren og præsentabel.

Konsulenten skal til hver en tid agere fuldt opmærksom på det event de er ude for at udføre for Captivate, og ikke udføre andet arbejde eller tydeligt besvare mails eller lignende irrelevant arbejde – som ikke har til formål at være til stede for Captivate og kunden.

‍

RETTIGHEDER, FORTROLIGHED OG REGLER

Alt materiale der fremkommer af konsulenten under en opgave udført for Captivate, der overgår alle rettigheder og uden kompensation til Captivate – hvilket inkluderer alt grafisk, video, billede, lyd mv.

Konsulenten må ikke uden skriftlig godkendelse fra Captivate tage billeder, distribuere eller lægge content på Sociale medier om eller med deltagelsen i et af Captivate booket job. Kommentarer på – af andre – postede indslag, hvad enten det er fra Captivate, kunden eller deltagere på events – må ikke ske i et sådant omfang at det kan opfattes som at konsulenten ”claimer” dele eller hele leverancen, og generelt må omtale kun ske med positiv reference til Captivate.

‍

Brugsret

Denne passage fra aftalen beskriver intellektuelle ejendomsrettigheder og rettigheder over dokumentation, data eller andre materialer, der er specifikt skabt af konsulenten for at opfylde leverancer for Captivate:

·       Alle intellektuelle ejendomsrettigheder i dokumentation, data eller andre leverancer og materialer, der er skabt af konsulenten, for at opfylde denne aftale, tilhører Captivate fra det øjeblik de oprettes, uanset om det er nødvendigt at patentere eller registrere sådanne intellektuelle ejendomsrettigheder eller ej.

·       Konsulenten tildeler herved uigenkaldeligt til Captivate, ved hjælp af nuværende og fremtidig overdragelse (som gældende), brugsrettigheder, uden omkostninger for Captivate og uden nogen form for ekstra belastninger.

·       Konsulenten giver Captivate en verdensomspændende, royaltyfri, evig, uigenkaldelig, overførbar og eksklusiv brugsret og licens til at bruge alle data, tjenester og intellektuelle ejendomsrettigheder, herunder dem, der er beskrevet i det foregående afsnit, i det omfang det er nødvendigt for Captivate at opnå fuld fordel af data og tjenester til det formål, der er hensigten med denne aftale.

Denne bestemmelse sikrer, at Captivate har de nødvendige rettigheder til at bruge og udnytte de intellektuelle ejendomsrettigheder og materialer, som konsulenten skaber i forbindelse med opfyldelsen af leverancer til Captivate kunder og events mv.

‍

Fortrolighed

Denne aftale er gensidigt strengt fortrolig.

Konsulenten har ikke tilladelse til, uden forudgående skriftligt samtykke fra Captivate, at benytte Captivate‘s navn eller nogen kommerciel relation med Captivate eller et selskab tilknyttet Captivate, til reklameformål.

Under ingen omstændigheder kan konsulenten have direkte kontrol eller dialog med slutkunden, medmindre det tydeligt er angivet skriftligt fra Captivate ved booking. Konsulenten kan ikke direkte eller indirekte tilbyde konkurrerende kerne-løsninger til Captivate ‘s kunder i denne aftales varighed og 6 måneder herefter. I tilfælde af brud skal leverandøren betale Captivate for de påløbne tab, direkte som indirekte og vurderede potentielle fremtidige tab.

Konsulenten skal opfatte alle oplysninger, viden, infrastruktur eller anden viden fra Captivate som strengt fortrolig. Konsulenten kan på ingen måde handle eller kommunikere illoyalt over for Captivate.

Hvis Captivate får kendskab til nogen del af et brud på fortroligheden, afsluttes denne aftale øjeblikkeligt. Fakturaer sendt til Captivate vil blive afvist, indtil undersøgelse og eventuelle krav mod konsulenten er afklaret.

CODE OF CONDUCT

Følgende Code of Conduct er den som Captivate efterlever overfor vore kunder, relationer mv.

Det er derfor essentielt at konsulenten hermed er informeret om denne, og forstår den CoC som det forventes at konsulenten derved også efterlever.

‍

Adfærdskodeks (Code of Conduct)

Captivate skaber og understøtter events ved hjælp af lyd, visuelle elementer og teknologi med bæredygtig fremtid for øje.

Vi arbejder kontinuerligt på at fremme bæredygtighed inden for arrangementer, produktioner, udstyr og løsninger, hvor vi kombinerer økonomisk succes, social ansvarlighed og miljøbeskyttelse i vores forretningsdrift. Herved muliggør vi, at vores kunder kan imødekomme samfundets nuværende og fremtidige behov.

Vi har forpligtet os til principperne om"ansvarlig leverance", og ønsker at samarbejde med vores kunder for yderligere at udvikle deres bæredygtighedspræstationer i forsyningskæden. Vi forventer, at vores medarbejdere, leverandører mv., fuldt ud overholder gældende love og overholder internationalt anerkendte miljømæssige, sociale og virksomhedsmæssige styringsstandarder (ESG-standarder).

Captivate støtter, omfavner og følger følgende ESG-standarder, som er baseret på de ti principper i FN's GlobalCompact-initiativ, FN's retningslinjer for erhvervsliv og menneskerettigheder, Den Internationale Arbejdsorganisation, Erklæringen om Grundlæggende Principperog Rettigheder på Arbejdet, FDA, KODA, DS osv.

‍

Vores erklæring

·       Captivate arbejder på at overholde alle gældende miljø-, sundheds- og sikkerhedsregler.

·       Captivate fremmer sikker og miljøvenlig udvikling, fremstilling, transport, brug og bortskaffelse af produkter mv.

·       Captivate anvender forskellige styrings-, event- og andre relevante systemer for at understøtte produktkvalitet og sikkerhed samt opfylde de gældende krav.

·       Captivate beskytter vores medarbejderes og familiers liv og helbred samt offentligheden mod farer, der er iboende i vores processer og løsninger.

·       Captivate tilbyder privat forsikring og sundhedspleje til alle medarbejdere.

·       Captivate arbejder på at bruge ressourcer effektivt, anvende energieffektive og miljøvenlige teknologier samt reducere affald samt udledninger til luft, vand og jord.

·       Captivate gør vores bedste for at minimere negativ påvirkning på biodiversitet, klimaforandringer og vandknaphed.

·       Captivate støtter beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder, bekæmper tvangsarbejde (herunder moderne slaveri og menneskehandel) samt børnearbejde.

·       Captivate overholder retten til foreningsfrihed og retten til kollektive forhandlinger i overensstemmelse med gældende love.

·       Captivate behandler vores medarbejdere med respekt og skaber en arbejdsplads fri for chikane eller misbrug af enhver art, barsk og umenneskelig behandling, ulovlige praksisser eller diskrimination.

·       Captivate gør det muligt for vores medarbejdere og andre interessenter, at rapportere bekymringer eller potentielt ulovlige praksisser på arbejdspladsen.

·       Captivate overholder mindsteløn og arbejdstider i overensstemmelse med lokale love og sikrer kompensation for en levefod i henhold til lokale levevilkår.

·       Captivate overholder alle gældende nationale og internationale handelslove og -regler, herunder men ikke begrænset til konkurrenceregler, handelskontrol og sanktioner.

·       Captivate betragter altid forretningsintegritet som grundlaget for forretningsforhold.

·       Captivate forbyder alle former for bestikkelse, korruption og hvidvaskning af penge.

·       Captivate har en regel om at forbyde gaver til private eller offentlige embedsmænd, der sigter mod at påvirke forretningsbeslutninger eller på anden måde opfordre dem til, at handle i strid med deres forpligtelser.

·       Captivate respekterer privatlivet og fortrolige oplysninger for alle medarbejdere og forretningspartnere, samt beskytter data og intellektuel ejendom mod misbrug.

·       Captivate følger reglerne for Finanstilsynet og agerer som insidere hos alle kunder.

·       Principperne om bæredygtig udvikling i vores forsyningskæde er vigtigt for os.

Kunder kan anerkende de ovenfor nævnteprincipper eller vise deres eget engagement ved, at overholde deres egen adfærdskodeks eller virksomhedspolitikker, der omfavner disse standarder. Dog er Captivate medarbejdere og repræsentanter, ikke tilladt at afvige fra denne adfærdskodeks.

Captivate forbeholder sig retten til at afbryde enhver relation, som følge af manglende overholdelse af internationale principper, manglende rettelse af overtrædelser eller udvisning af mønstre for manglende overholdelse af disse standarder.

Hvis medarbejdere, samarbejdspartnere eller kunder har bekymringer, vedrørende ulovlig eller upassende adfærd, bedes de kontakte Captivate på telefonnummeret +45 44 45 46 47 eller via email på contact@captivateint.com.